Beteiligungsmanagement Laatzen

Beteiligungsmanagement der Stadt Laatzen

Drucksache der Stadt Laatzen vom 11.03.2008

„Mit der Neuorganisation der Verwaltung der Stadt Laatzen zum 1. Januar 2008 wurde ein für die Beteiligungen zuständiges Team geschaffen, dasbei dem für Finanzen zuständigen Mitglied des Verwaltungsvorstands angesiedelt ist. Dieses Team soll u.a. zukünftig das Beteiligungsportfolio der Stadt aktiv und strategisch steuern.

Die Stadt Laatzen verfügt über insgesamt zwölf Beteiligungen. In den vergangenen sieben Jahren ist der mit der Betreuung der Beteiligungen verbundene Aufwand erheblich gestiegen. Gesellschaften wie die aquaLaatzium Freizeit GmbH, die Stadtmarketing Laatzen GmbH, die beiden Netzgesellschaften und die Leine-Volkshochschule gGmbH sind in dieser Zeit gegründet und aufgebaut worden. Mit dem Auslaufen der Konzessionsverträge über die Gasversorgung in Laatzen im Januar 2012 besteht zudem die Möglichkeit, ähnlich wie bei der Übernahme des Stromnetzes, eine weitere Gesellschaft zugründen.

Aufgrund der überwiegenden Mehrheitsbeteiligungen, der erheblichen Ressourcenbindung und des Umfanges ausgelagerter Aufgabenwahrnehmungen, die mit diesen Gesellschaften verbunden sind, kommt der Betreuung der Gesellschaften, Beteiligungen, Vereine und Institutionen sowie ihrer jeweiligen Gremien eine wachsende Bedeutung zu, die eine geänderte Organisation und die Einführung eines zentralen Beteiligungsmanagements erforderlich macht, das einen einheitlichen Standard für das Management der Beteiligungen der Stadt vorgibt. Zudem ist die Stadt Laatzen mit dem Umstieg auf die Doppik zum 1. Januar 2009 verpflichtet, einen Gesamtabschluss nach dem Vorbild einer konsolidierten Konzernbilanz zu erstellen.

Nach den Vorschriften der Niedersächsischen Gemeindeordnung (§ 114 a NGO) hat die Gemeinde ihre kommunalen Anstalten, sonstigen Unternehmen oder Einrichtungen sowie Beteiligungen an ihnen im Sinne der von der Gemeinde zu erfüllenden öffentlichen Zwecke zu koordinieren und zu überwachen. Zukünftig werden die einzelnen Gesellschaften, Beteiligungen, Vereine und Institutionen zentral vom Team Beteiligungen betreut. Die entsprechenden Fachteams bleiben weiterhin fachlich zuständig. Mit ihnen ist eine enge Abstimmung erforderlich, insbesondere wenn es um die Inhalte der jeweiligen Unternehmenspolitik und die Prüfung auf Kompatibilität mit den Zielen der Stadt geht.

Das Beteiligungsmanagement wird mittels einer Beteiligungsverwaltung durchgeführt. In organisatorischer Hinsicht bezeichnet dieser Begriff die Einheit, die die Verwaltungsleitung und die Entscheidungsträger in ihrer Steuerungsverantwortung unterstützt und eine Überwachung und Unterstützung der Beteiligungen unter einheitlichen fachlichen, wirtschaftlichen und organisatorischen Gesichtspunkten sichert. Inhaltliche Aufgaben der Beteiligungsverwaltung sind das strategische und das operative Beteiligungscontrolling und die Mandatsbetreuung, dazu gehören insbesondere:

  • Unterstützung bei Gründung / Liquidation
  • Überprüfung der Gesellschaftsverträge
  • Beachtung der kommunalrechtlichen Anforderungen
  • Berufung bzw. Abberufung von städtischen Vertretern in den Organen
  • Wahrung der eigenen Gesellschafterrechte
  • Kompatibilität Unternehmenspolitik mit Zielen der Stadt
  • Planungsgespräch vor Wirtschaftsplan, Leistungsabsprachen und Vorschläge
  • Überprüfung Zielerreichung, Reaktion auf Zielabweichungen
  • Gesellschafterweisungen verfolgen
  • Gremienbeschlüsse vorbereiten und einholen, Vorbehalte ggf. sichern
  • Koordination der vertraglichen Beziehungen zwischen Unternehmen und Stadt
  • Prüfung von Synergien zwischen Unternehmen
  • Mitwirkung bei besonderen Investitionsvorhaben
  • Sicherung der städtischen Prüfrechte
  • Stellungnahmen zu Ergebnissen der örtlichen bzw. überörtlichen Prüfung 
  • Erstellung und Vorlage von Beteiligungsberichten
  • Veröffentlichungspflichten nach der Gemeindeordnung
  • Informations- und Dokumentationsfunktion wesentlicher Unternehmensunterlagen 
  • Mandatsbetreuung (Sitzungsvorlagen sichten und ggf. kommentieren)

Kernelement des neuen Beteiligungsmanagements ist ein Zielsystem, das auf den strategischen Zielen der Stadt basiert und in dem für jede Beteiligung eine Eigentümerstrategie festgelegt wird. Dazu werden die finanz- und fachpolitischen Ziele für jede Beteiligung jährlich definiert. Sie bilden die Grundlage für die strategische Steuerung. 

Zudem ist ein einheitliches Regelwerk mit Grundsätzen guter Unternehmensführung und -überwachung, der so genannte Public Corporate Governance Kodex, zu schaffen. Dieser Kodex soll Antworten auf gesellschaftliche Fragen geben, dabei vor allem kommunalrechtliche und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen und auf die Interessen der verschiedenen Akteure in der Verwaltung, den Aufsichtsgremien und den Leitungen der Beteiligungen eingehen. Insbesondere soll ein solcher Kodex im Geflecht der Beteiligten auch deren Zuständigkeiten dokumentieren und für Transparenz sorgen.

Die Eigentümerstrategie wird von einem aktiven Beteiligungscontrolling begleitet, u.a. durch eine Quartalsberichterstattung der Unternehmen mit Soll/Ist-Vergleichen der wirtschaftlich und strategisch relevanten Daten und Kennzahlen. Auf dieser Grundlage kann die Entwicklung der einzelnen Unternehmen frühzeitig erkannt, bewertet und, falls notwendig, beeinflusst werden. Den Vertreterinnen und Vertretern der Stadt in den Aufsichtsräten stehen damit fundierte Informationen für ihre Arbeit zur Verfügung.

Dabei sollen die städtischen Vertreterinnen und Vertreter in den Gremien der Gesellschaften, Beteiligungen, Vereine und Institutionen durch die Beteiligungsverwaltung auch durch unterjährige Informationen so unterstütztund vorbereitet werden, dass eine kontinuierliche Begleitung der Beteiligungen erfolgen kann und eine zielorientierte Unternehmensführung aktiv unterstützt werden kann. Ausreichende Transparenz und steuerungsorientierte Informationen müssen für die städtischen Entscheidungsträger gewährleistet werden. In diesem Zusammenhang ist auch darauf hinzuwirken, dass die städtischen Vertreterinnen und Vertreter für ihre Mandate in den Gremien der Gesellschaften vorbereitet und entsprechend geschult werden.“

Öffentliche Mitteilung